Desk Sharing für dein flexibles Büro

New Work ist ein Konzept, dass dem klassischen Büroalltag mit festen Arbeitsplätzen, Arbeitsorten und Arbeitszeiten gegenübersteht. Dabei können viele Umsetzungsformen gewählt werden, um das Unternehmen auf New Work auszurichten. Dazu zählen hybrides Arbeiten, also die freie Wahl vom Arbeitsplatz im Büro oder dem Arbeiten aus dem Homeoffice, Desk Sharing oder Hot Desking, bei dem der Arbeitsplatz im besten Fall mit einem New Work Tool frei buchbar und nicht mehr einer Person zugeordnet ist, ein 6-Stunden-Tag oder eine Vier-Tage-Woche und vieles vieles mehr. Für Arbeitnehmer wird entsprechend die mit New Work einhergehende Flexibilität und Work-Life-Balance immer wichtiger, weshalb die Umsetzung des Konzepts und die Verwendung eines New Work Tools für Arbeitgeber wichtig ist, um am Arbeitsmarkt relevant zu bleiben. 

Hybrid Work ist ein flexibles Arbeitsmodell, das das Arbeiten im Office mit dem mobilen oder halbmobilem Arbeiten kombiniert. Mit der Integration von Hybrid Work spart dein Unternehmen nicht nur Bürofläche und Energiekosten, sondern ermöglicht dem gesamten Team, eine flexibel und individuelle Wochenplanung. Ein Arbeitsplatz ist dementsprechend nicht mehr einer einzigen Person zugewiesen, sondern kann mit Hilfe einer Hybrid Work Software von verschiedenen Mitarbeitenden gebucht werden. So kann jedes Teammitglied wählen, ob es an einem ruhigen Ort arbeiten möchten oder für die anstehenden Aufgaben der unmittelbare Austausch mit Kollegen erforderlich ist.

Eine Hybrid Work Software hilft dir, deine Arbeitsplätze und Räume digital für deine Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Das Büro organisiert sich und seine Arbeitsplätze quasi selbst. Wichtige Funktionen, die das Tool bieten sollte sind:

Geschützer Bereich für Mitarbeitende
Deine interne Buchungsplattform sollte nur für deine Mitarbeitenden einsehbar und dabei mobil, am Desktop und direkt aus Outlook oder Microsoft Teams erreichbar sein. Die Möglichkeit von in sich geschlossenen Communities und Login per SSO ermöglicht zudem, dass du entscheidest, welche Personen worauf Zugriff haben.

Interaktiver Grundriss
Mit Hilfe von interaktiven Karten kannst du deinen Workspace übersichtlich darstellen, sodass deine Mitarbeitenden nach der Buchung schnell zu dem jeweils richtigen Shared Desk finden. Eine maßstabgetreue Grundriss-Visualisierung sorgt zudem für einen schnellen Einsatz des neuen Hybrid Work Tools und fördert die Akzeptanz deines Teams, da es sich intuitiv in der optimierten Arbeitsumgebung zurecht finden.

Technische Ansprüche
Auch auf technischer Ebene sollte das ausgewählte New Work Tool für hybrides Arbeiten, Arbeitsplatzbuchungen & Co. zukunftsweisend sein. Dementsprechend ist es wichtig, dass dieses Datenschutz konform ist und die Möglichkeit bietet, Rollen und Rechte entsprechend zu vergeben. Ein Single-Sign-On ermöglicht das schnelle Registrieren der Mitarbeitenden und sorgt für mehr Sicherheit in Deinem Unternehmen.

Übersichtliche Statistiken
Anhand von Statistiken behältst du den Überblick und die Kontrolle über dein gesamtes Hybrid Office Management inkl. Auslastung und Kapazitäten deiner angebotenen Ressourcen. Dies hilft dir, deine Zahlen zu analysieren und zielgenau zu planen. 

Bis zu 60 % Kosten kannst du pro Jahr einsparen, wenn du Hybrid Work in deinem Unternehmen einführst. Pro Arbeitsplatz können die Einsparungen bis zu 8.000 € betragen. So kannst du deine Büroflächen reduzieren und effizienter nutzen. Zusätzlich werden Heiz- und / oder Kühlkosten gespart, da bei einer kleineren Fläche und weniger Einzelbüros im Winter weniger geheizt und im Sommer weniger gekühlt werden muss. Zu der Kosteneinsparung von Hybrid Work zählen natürlich nicht nur die Heizkosten, sondern auch die Kosten der Beleuchtung, des Warmwassers und der Energie, die in der Küche verbraucht wird. Sind Mitarbeitende zu flexiblen Wochentagen im Büro und buchen sich einen Shared Desk, kann dein Unternehmen schlussendlich deutlich Kosten sparen. 

Hybrides Arbeiten setzt du mit anny in wenigen Klicks um, sodass deine Mitarbeitenden in nur 5 Minuten ihren ersten Arbeitsplatz buchen können! 

Frage dazu zunächst eine Live Beratung an, bei der wir dir unsere Hybrid Work Software zeigen und auf deine individuellen Bedürfnisse und Anforderungen eingehen. Daraufhin registrierst du dich kostenlos und kannst deine ersten Ressourcen erstellen. Eine Ressource ist beispielsweise ein Shared Desk in deinem Office, oder ein Meetingraum. Konfiguriere deinen Account mit Buchungsregeln nach deinen Wünschen und stelle die geschützte Buchungsapp deinen Mitarbeitenden zur Verfügung. Mit Hilfe von interaktiven Grundrissen hast du zudem die Möglichkeit, dein gesamtes Büro zu visualisieren. Dein Team kann direkt über die Karte ihren Arbeitsplatz buchen und diesen ohne Umwege finden.

Eine Clean Desk Policy ist besonders wichtig, wenn du hybrides Arbeiten in deinem Unternehmen anbietest. Demnach sollte jeder Mitarbeitenden seinen Arbeitsplatz am Ende des Tages sauber und frei von sensiblen Informationen hinterlassen. Dazu zählen USB-Sticks, Notebooks, gedruckte Dokumente und / oder Notizen. Das sorgt dafür, dass Mitarbeitende jeden Morgen an ihrem gebuchten Arbeitsplatz schnell und organisiert in den den Tag starten können, was zur allgemeinen Effizienz des Teams beiträgt.